Політика конфіденційності та умови надання послуг
Нижче ви знайдете Політику конфіденційності та файлів cookie Tekomat, а також Умови надання послуг.
Політика конфіденційності та файлів cookie Tekomat
Останнє оновлення: 2 серпня 2026 р.
Це переклад польськомовного оригіналу українською мовою, наданий лише для зручності. У разі розбіжностей юридично обов'язковою є польська версія. Див. польську версію.
1. Загальна інформація
Ця Політика конфіденційності та файлів cookie визначає правила обробки персональних даних у зв'язку з користуванням вебсайтом Tekomat, доступним за адресою tekomat.pl, та вебзастосунком, доступним за адресою tekomat.pl/panel, які надалі спільно іменуються «Сервіс» або «Панель».
Сервіс призначений передусім для бухгалтерських офісів та компаній, які вони обслуговують. Він дозволяє, серед іншого, обмін документами, передачу інформації про податки та внески на соціальне страхування, комунікацію, обмін файлами та організацію співпраці між бухгалтерським офісом і його клієнтами.
2. Розпорядник даних
Розпорядником персональних даних, які обробляються у зв'язку з функціонуванням Сервісу, реєстрацією акаунта, оплатою підписки, обробкою платежів, технічною підтримкою та безпекою системи, є:
Firma Handlowa «Jaśminowy Butik» Tomasz Prokop
ul. Tadeusza Kościuszki 114
38-300 Gorlice, Польща
Податковий номер (NIP): 7382110121
адреса e-mail: kontakt@tekomat.pl
З питань захисту персональних даних можна звертатися до Розпорядника за вказаною вище адресою e-mail або письмово на адресу офісу.
Розпорядник не призначив інспектора із захисту даних. Усі питання щодо персональних даних слід надсилати безпосередньо на kontakt@tekomat.pl.
3. Роль Tekomat щодо даних клієнтів бухгалтерського офісу
Щодо персональних даних:
- клієнтів бухгалтерського офісу;
- працівників клієнтів офісу;
- контрагентів клієнтів офісу;
- осіб, зазначених у бухгалтерських, кадрових, податкових чи страхових документах;
- інших осіб, чиї дані офіс або його клієнт вносить у Панель,
розпорядником даних, як правило, є бухгалтерський офіс або відповідний клієнт офісу.
У цьому обсязі Постачальник послуг, який керує Tekomat, діє як обробник персональних даних за дорученням бухгалтерського офісу. Детальні правила такої обробки визначаються договором доручення обробки персональних даних, укладеним із бухгалтерським офісом під час реєстрації або початку користування Панеллю.
Бухгалтерський офіс відповідає за:
- наявність відповідної правової підстави для обробки даних, внесених у Панель;
- належне виконання інформаційних обов'язків щодо суб'єктів даних;
- відповідність обсягу внесених даних принципу мінімізації даних;
- правильне надання та скасування повноважень своїм працівникам і клієнтам;
- невнесення даних, обробка яких була б незаконною.
4. Обсяг оброблюваних даних
Залежно від способу користування Сервісом, Розпорядник може обробляти такі дані.
4.1. Дані бухгалтерського офісу
- назва або фірмове найменування;
- ім'я та прізвище власника або представника;
- податковий номер (NIP), номер у реєстрі підприємств (REGON) або інші ідентифікаційні дані;
- адреса ведення діяльності;
- кореспондентська адреса;
- адреса e-mail;
- номер телефону;
- дані контактної особи;
- дані, що містяться в розрахункових документах і рахунках-фактурах;
- інформація про обраний план підписки;
- історія платежів і статус оплати підписки.
4.2. Дані користувачів акаунта
- ім'я та прізвище;
- адреса e-mail;
- номер телефону, якщо надано;
- ім'я користувача;
- ідентифікатор акаунта;
- призначена роль і обсяг повноважень;
- історія входів;
- історія активності в Панелі;
- зміст звернень до служби підтримки.
Паролі зберігаються в захищеному вигляді відповідно до застосованих технічних рішень. Розпорядник не має можливості прочитати пароль користувача в його первинному вигляді.
4.3. Дані обслуговуваних компаній
- назва або фірмове найменування;
- податковий номер (NIP);
- контактні дані;
- дані представників;
- дані для входу;
- інформація, прив'язана до компанії в Панелі;
- статуси документів, платежів, розрахунків і повідомлень.
4.4. Документи та контент користувачів
У Панелі можуть зберігатися, серед іншого:
- бухгалтерські та податкові документи;
- декларації;
- документи щодо внесків ZUS (соціальне страхування);
- кадрові та зарплатні документи;
- рахунки-фактури, рахунки та банківські виписки;
- звіти про продажі та закупівлі;
- повідомлення та вкладення;
- файли, якими обмінюються офіс і його клієнти;
- інформація щодо працівників, контрагентів та інших осіб.
Документи, внесені бухгалтерським офісом або його клієнтами, можуть містити персональні дані, фінансові дані, ідентифікаційні номери, а в певних випадках — також особливі категорії персональних даних. Ці дані обробляються Tekomat виключно в межах надання послуги та відповідно до вказівок відповідного розпорядника даних.
4.5. Технічні дані
Під час користування Сервісом можуть автоматично реєструватися:
- IP-адреса;
- дата й час з'єднання;
- інформація про пристрій;
- тип і версія браузера;
- операційна система;
- ідентифікатори сесії;
- історія входів і виходів;
- інформація про помилки застосунку;
- дані про спроби несанкціонованого доступу;
- інформація, збережена в журналах сервера;
- дані, необхідні для підтримки сповіщень браузера чи PWA.
5. Цілі та правові підстави обробки
Персональні дані обробляються з такою метою:
5.1. Реєстрація та ведення акаунта
Дані обробляються з метою створення акаунта, забезпечення входу, керування користувачами та користування функціями Панелі.
Правова підстава — ст. 6(1)(b) GDPR — необхідність укладення та виконання договору.
5.2. Надання послуг Tekomat
Дані обробляються з метою надання функцій Панелі, обміну документами й повідомленнями, передачі інформації про розрахунки, податки й внески, а також обробки файлів і сповіщень.
Правова підстава — ст. 6(1)(b) GDPR, а щодо даних, довірених бухгалтерським офісом, — ст. 28 GDPR разом із чинним договором доручення обробки даних.
5.3. Обробка підписки та платежів
Дані обробляються з метою прийому платежів, перевірки їх статусу, активації підписки, виставлення рахунків та ведення обліку.
Правова підстава:
- ст. 6(1)(b) GDPR — виконання договору;
- ст. 6(1)(c) GDPR — податкові та бухгалтерські обов'язки Розпорядника.
5.4. Технічна підтримка та обробка звернень
Дані обробляються з метою відповідей на запитання, вирішення технічних проблем і розгляду скарг.
Правова підстава:
- ст. 6(1)(b) GDPR — виконання договору;
- ст. 6(1)(f) GDPR — законний інтерес у забезпеченні ефективної підтримки користувачів.
5.5. Забезпечення безпеки
Технічні дані, журнали та історія активності можуть оброблятися з метою:
- запобігання несанкціонованому доступу;
- виявлення зловживань;
- встановлення причин помилок;
- забезпечення цілісності та доступності системи;
- захисту документів і акаунтів користувачів;
- проведення розслідувань інцидентів.
Правова підстава — ст. 6(1)(f) GDPR — законний інтерес Розпорядника та користувачів у захисті системи, інформації та даних.
5.6. Встановлення та захист від претензій
Дані можуть оброблятися з метою встановлення, пред'явлення або захисту від претензій, пов'язаних із користуванням Сервісом.
Правова підстава — ст. 6(1)(f) GDPR.
5.7. Виконання правових обов'язків
Дані можуть оброблятися з метою виконання обов'язків, що випливають із податкових і бухгалтерських норм, положень щодо протидії зловживанням та юридично обов'язкових вимог державних органів.
Правова підстава — ст. 6(1)(c) GDPR.
5.8. Маркетинг власних послуг Розпорядника
Інформація про роботу Tekomat може надсилатися на підставі згоди користувача, якщо така згода вимагається.
Правова підстава обробки — ст. 6(1)(a) GDPR, а в певних випадках також ст. 6(1)(f) GDPR, за умови дотримання правил електронної комунікації.
Згоду можна відкликати будь-коли без впливу на законність обробки, здійсненої до її відкликання.
6. Добровільність надання даних
Надання даних, необхідних під час реєстрації, придбання підписки чи укладення договору, є добровільним, але необхідним для створення акаунта та надання послуги.
Ненадання даних, потрібних для обробки платежу чи виставлення рахунку, може унеможливити активацію платної підписки.
Надання даних, позначених як необов'язкові, є добровільним і не впливає на можливість користування основними функціями Панелі.
7. Джерела даних
Дані отримуються:
- безпосередньо від особи, якої вони стосуються;
- від бухгалтерського офісу, що створює акаунт;
- від адміністратора акаунта офісу;
- від клієнта бухгалтерського офісу;
- від оператора платежів — щодо підтвердження статусу транзакції;
- автоматично під час користування Сервісом;
- з публічних реєстрів підприємців, якщо це потрібно для перевірки даних про діяльність.
8. Отримувачі даних
Дані можуть передаватися суб'єктам, які підтримують Розпорядника у функціонуванні Сервісу, зокрема:
- постачальникам хостингу, серверів, дискового простору та баз даних;
- постачальникам послуг електронної пошти;
- постачальникам систем сповіщень e-mail, push або SMS;
- постачальникам послуг безпеки, технічного моніторингу та резервного копіювання;
- постачальникам IT- та сервісних послуг;
- постачальникам інструментів для обробки звернень користувачів;
- бухгалтерському офісу Розпорядника;
- юридичним і податковим консультантам та страховикам;
- оператору платежів Przelewy24;
- державним органам, судам, прокуратурі чи правоохоронним органам, якщо обов'язок передачі даних випливає із закону.
Суб'єкти, що обробляють дані за дорученням Розпорядника, отримують доступ лише в обсязі, необхідному для виконання доручених їм завдань, і зобов'язані забезпечити належний захист даних.
9. Платежі через Przelewy24
Оплата підписки здійснюється виключно через систему Przelewy24, оператором якої є:
PayPro S.A.
ul. Pastelowa 8
60-198 Poznań, Польща
Під час здійснення платежу користувача може бути перенаправлено на сайт оператора платежів або банку. Оператор платежів обробляє дані платника як окремий, незалежний розпорядник відповідно до власних правил обробки даних.
Tekomat отримує від оператора платежів насамперед:
- ідентифікатор транзакції;
- суму та валюту платежу;
- дату транзакції;
- інформацію про її статус;
- дані, потрібні для прив'язки платежу до акаунта.
Tekomat не зберігає повні дані платіжних карток чи дані для входу в онлайн-банкінг користувача.
10. Передача даних за межі Європейської економічної зони
За можливості Розпорядник користується послугами обробників, які працюють на території Європейської економічної зони.
Якщо користування певним постачальником пов'язане з передачею даних за межі Європейської економічної зони, передача відбуватиметься лише на підставі механізму, дозволеного GDPR, зокрема:
- рішення Європейської комісії про належний рівень захисту;
- стандартних договірних застережень;
- іншого юридично допустимого запобіжного заходу.
База даних Сервісу та дисковий простір (Azure), де зберігаються завантажені файли й документи, фізично розташовані на серверах у Польщі — ці дані не передаються за межі Польщі чи за межі Європейської економічної зони.
Інформацію про застосовані запобіжні заходи можна отримати, звернувшись до Розпорядника.
11. Термін зберігання даних
Дані зберігаються не довше, ніж це необхідно для цілей, з якою вони були зібрані.
11.1. Дані акаунта та договору
Дані акаунта обробляються протягом усього терміну дії договору та після його припинення чи закінчення підписки — до моменту їх самостійного видалення бухгалтерським офісом або компанією.
Розпорядник залишає за собою право видалити дані акаунта, пов'язаного з підпискою, яка залишається неактивною протягом щонайменше 5 років, відповідно до принципів належного зберігання та захисту документації, визначених у ст. 71 польського Закону про бухгалтерський облік (ustawa o rachunkowości).
11.2. Документи та дані, внесені офісом
Документи, повідомлення та дані, довірені бухгалтерським офісом, зберігаються протягом усього терміну дії договору та після його завершення — до моменту їх самостійного видалення бухгалтерським офісом або компанією, якої стосуються дані.
Розпорядник залишає за собою право видалити документи та дані, пов'язані з акаунтом, підписка якого залишається неактивною протягом щонайменше 5 років, — відповідно до принципів належного зберігання та захисту документації (масивів даних), визначених у ст. 71 польського Закону про бухгалтерський облік.
Дані можуть залишатися в технічних резервних копіях до 90 днів після видалення, після чого автоматично перезаписуються або видаляються відповідно до циклу резервного копіювання. Дані, що містяться в резервних копіях, не використовуються з іншою метою і можуть бути відновлені лише в разі збою, інциденту безпеки або необхідності відновлення роботи системи.
У разі свідомого видалення файлу в розділах «Документи», «Файли» або «Отримані дані» існує можливість його відновлення адміністрацією Tekomat. Для цього необхідно звернутися безпосередньо до технічної підтримки в Панелі Tekomat, вказавши модуль, з якого файл було видалено, назву файлу та дату видалення. Відновлення технічно можливе протягом 30 днів з моменту видалення — після цього терміну технічна можливість відновлення файлу відсутня.
11.3. Бухгалтерська та платіжна документація
Рахунки-фактури та документація, пов'язана з власними розрахунками Розпорядника, зберігаються протягом терміну, передбаченого податковими й бухгалтерськими нормами, як правило, 5 років від кінця календарного року, у якому минув відповідний термін сплати податку.
11.4. Технічні журнали
Стандартні технічні журнали та журнали безпеки зберігаються до 12 місяців.
Якщо журнали є доказом інциденту, порушення Умов надання послуг чи несанкціонованого доступу, вони можуть зберігатися довше — до завершення провадження або спливу термінів позовної давності пов'язаних із ним претензій.
11.5. Звернення та листування
Листування щодо технічної підтримки та скарг може зберігатися протягом 3 років після закриття справи.
11.6. Претензії
Дані, потрібні для пред'явлення або захисту від претензій, можуть зберігатися до спливу термінів позовної давності або остаточного завершення провадження.
11.7. Дані, оброблювані на підставі згоди
Дані, оброблювані на підставі згоди, зберігаються до її відкликання або до моменту, коли мета обробки перестане існувати.
Інформація про надання й відкликання згоди може зберігатися довше з метою підтвердження відповідності дій Розпорядника закону.
12. Права суб'єктів даних
Залежно від підстави та обставин обробки, суб'єкт даних має право на:
- отримання інформації про обробку своїх даних;
- доступ до даних та отримання їх копії;
- виправлення неточних даних;
- доповнення неповних даних;
- видалення даних;
- обмеження обробки;
- перенесення даних;
- заперечення проти обробки, що ґрунтується на законному інтересі;
- відкликання згоди будь-коли;
- непідпадання під рішення, засноване виключно на автоматизованій обробці, якщо таке рішення тягне за собою правові наслідки або подібним чином суттєво впливає на цю особу.
Запит можна надіслати на kontakt@tekomat.pl.
Розпорядник може попросити додаткову інформацію для підтвердження особи заявника.
Якщо запит стосується даних, внесених у Панель бухгалтерським офісом, його може бути передано відповідному офісу як розпоряднику цих даних.
13. Право подати скаргу
Особа, яка вважає, що її дані обробляються незаконно, має право подати скаргу до:
Голови Управління захисту персональних даних (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych)
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa, Польща
Перед поданням скарги рекомендується звернутися до Розпорядника для з'ясування ситуації.
14. Автоматизоване ухвалення рішень
Персональні дані, оброблювані Tekomat, не використовуються для ухвалення щодо користувачів рішень, заснованих виключно на автоматизованій обробці, які тягли б за собою правові наслідки або подібним чином суттєво на них впливали.
Tekomat не здійснює профілювання користувачів із кредитною, страховою метою чи для оцінки платоспроможності.
15. Безпека даних
Розпорядник застосовує технічні та організаційні заходи, відповідні характеру даних і ризикам їх обробки.
Зокрема:
- з'єднання з Панеллю захищене зашифрованим з'єднанням;
- доступ до акаунтів вимагає автентифікації;
- доступ користувачів обмежується відповідно до призначених ролей;
- файли не надаються безпосередньо за публічними адресами;
- можливість завантаження файлу щоразу перевіряється на боці сервера;
- реєструються важливі події, пов'язані зі входом і безпекою;
- виконуються технічні резервні копії;
- адміністративний доступ обмежено уповноваженими особами;
- застосовуються заходи захисту від несанкціонованого доступу, втрати та зміни даних;
- система моніториться на предмет помилок і спроб зловживань.
Жодна ІТ-система не може гарантувати повне усунення ризику. Користувачам слід захищати свої дані для входу, використовувати унікальні паролі та не передавати доступ неуповноваженим особам.
16. Файли cookie та пам'ять пристрою
Сервіс може використовувати файли cookie, локальну пам'ять браузера та подібні технології.
Файли cookie — це невеликі фрагменти інформації, що зберігаються на пристрої користувача під час користування вебсайтом або Панеллю.
16.1. Необхідні файли cookie
Сервіс використовує файли cookie, необхідні, серед іншого, для:
- підтримання сесії користувача;
- правильної роботи входу;
- захисту форм;
- запам'ятовування технічних налаштувань;
- захисту від зловживань;
- забезпечення коректної роботи Панелі;
- запам'ятовування прийнятого рішення щодо cookie.
Необхідні файли cookie не використовуються для поведінкової реклами. Їх блокування може призвести до того, що вхід або окремі функції Панелі перестануть коректно працювати.
16.2. Аналітичні та маркетингові файли cookie
Якщо в Сервісі буде запущено аналітичні або маркетингові інструменти, що використовують необов'язкові файли cookie, вони активуватимуться лише після отримання необхідної згоди користувача.
Користувач може відмовити в згоді без втрати доступу до основних функцій Сервісу.
Згоду можна відкликати, змінивши налаштування cookie, доступні в Сервісі, або видаливши файли cookie в налаштуваннях браузера.
16.3. Керування файлами cookie
Користувач може самостійно:
- видаляти файли cookie;
- блокувати їх збереження;
- налаштувати сповіщення про спробу збереження файлу;
- обмежити файли cookie третіх сторін.
Спосіб керування файлами cookie залежить від використовуваного браузера та пристрою.
17. Push-сповіщення та PWA
Користувач може встановити Панель як застосунок PWA та увімкнути сповіщення браузера чи push-сповіщення.
Сповіщення надсилаються лише після надання відповідного дозволу в браузері чи системі пристрою.
Дозвіл можна будь-коли відкликати в налаштуваннях браузера, операційної системи чи Панелі.
Для підтримки сповіщень можуть оброблятися технічні ідентифікатори пристрою, браузера чи підписки на сповіщення.
18. Незаконний контент
Повідомлення щодо контенту, документів чи матеріалів, що зберігаються в Tekomat, які, на думку заявника, є незаконними, можна надсилати на:
kontakt@tekomat.pl
Повідомлення має містити:
- вказівку на контент або файл;
- інформацію, що дає змогу його знайти;
- пояснення, чому контент вважається незаконним;
- контактні дані заявника;
- заяву, що інформація в повідомленні є правдивою та повною наскільки відомо заявнику.
Розпорядник може убезпечити, заблокувати або видалити контент, якщо його незаконний характер є очевидним або випливає з обов'язкового розпорядження компетентного органу.
19. Зміни Політики конфіденційності
Політика може бути змінена у разі:
- зміни законодавства;
- зміни функцій Сервісу;
- впровадження нових технічних рішень;
- зміни способу надання послуг;
- зміни постачальників інфраструктурних послуг;
- необхідності уточнення правил обробки даних.
Актуальна версія Політики публікуватиметься в Сервісі разом із датою останнього оновлення.
Про суттєві зміни Розпорядник також може повідомляти власників акаунтів через Панель або e-mail.
20. Контакт
З питань, пов'язаних із конфіденційністю та захистом даних, звертайтеся до Розпорядника:
Firma Handlowa «Jaśminowy Butik» Tomasz Prokop
ul. Tadeusza Kościuszki 114
38-300 Gorlice, Польща
Податковий номер (NIP): 7382110121
e-mail: kontakt@tekomat.pl
Умови надання послуг Tekomat
Чинні з 2 серпня 2026 р.
Це переклад польськомовного оригіналу українською мовою, наданий лише для зручності. У разі розбіжностей юридично обов'язковою є польська версія. Див. польську версію.
§1. Загальні положення
- Ці Умови надання послуг визначають правила надання електронних послуг через систему Tekomat, доступну за адресою tekomat.pl та tekomat.pl/panel.
- Постачальником послуг є:
Firma Handlowa «Jaśminowy Butik» Tomasz Prokop
ul. Tadeusza Kościuszki 114
38-300 Gorlice, Польща
Податковий номер (NIP): 7382110121
e-mail: kontakt@tekomat.pl
- Tekomat — це вебзастосунок, що підтримує комунікацію та обмін інформацією між бухгалтерськими офісами та компаніями, які вони обслуговують.
- Ці Умови надаються безкоштовно до укладення договору у спосіб, що дозволяє їх зберегти, відтворити та архівувати.
- Початок користування послугою вимагає ознайомлення з цими Умовами та їх прийняття.
- Послуга призначена виключно для підприємців та інших суб'єктів, що користуються Tekomat у зв'язку зі своєю професійною чи господарською діяльністю.
- Tekomat не є послугою, призначеною для споживачів.
§2. Визначення
Терміни, використані в цих Умовах, означають:
- Tekomat або Панель — вебзастосунок, доступний за адресою tekomat.pl/panel.
- Сервіс — вебсайт tekomat.pl разом із Панеллю.
- Постачальник послуг — Firma Handlowa «Jaśminowy Butik» Tomasz Prokop.
- Офіс — підприємець, зокрема бухгалтерський офіс, який уклав договір із Постачальником послуг і має головний акаунт у Панелі.
- Компанія — підприємець або інший суб'єкт, обслуговуваний Офісом, якому Офіс надав акаунт або окремі функції Панелі.
- Адміністратор акаунта — особа, уповноважена Офісом керувати його акаунтом, користувачами та обслуговуваними Компаніями.
- Користувач — будь-яка фізична особа, яка користується Панеллю на підставі повноваження, наданого Офісом або Компанією.
- Акаунт — індивідуальний набір налаштувань, даних і повноважень, приписаних Офісу, Компанії або Користувачеві.
- Контент користувача — документи, повідомлення, файли, дані та інші матеріали, внесені в Панель.
- Підписка — платний доступ до Панелі на обраний період.
- Пробний період — безкоштовний, 30-денний період користування Панеллю.
- Договір — договір про надання електронних послуг, укладений між Постачальником послуг та Офісом.
- Умови надання послуг — цей документ.
- Оператор платежів — PayPro S.A., оператор системи Przelewy24.
§3. Обсяг послуги
- Tekomat може забезпечувати, зокрема:
- комунікацію між Офісом і Компаніями;
- надсилання та зберігання документів;
- передачу інформації про податки, внески та інші розрахунки;
- ведення щомісячних зведень і чек-листів;
- надсилання сповіщень;
- надсилання файлів даних про продажі, закупівлі та інших;
- завантаження документів окремо чи масово;
- керування акаунтами працівників Офісу;
- призначення працівників обслуговуваним Компаніям;
- користування внутрішнім месенджером, планувальником, календарем чи системою звернень;
- встановлення Панелі як застосунку PWA;
- користування сповіщеннями браузера та push-сповіщеннями.
- Детальний обсяг функцій може залежати від актуальної версії Панелі, обраного плану чи етапу впровадження окремих модулів.
- Постачальник послуг може розвивати, змінювати та вдосконалювати Панель за умови, що це не позбавляє Офіс основних функцій оплаченої послуги.
- Tekomat є інструментом для комунікації та обміну даними. Це не бухгалтерсько-фінансова програма, і вона не надає бухгалтерських, податкових, юридичних чи кадрових послуг.
- Інформація, внесена Офісом, включно із сумами податків, внесків та інших зобов'язань, походить від Офісу. Постачальник послуг не перевіряє її змістову правильність.
§4. Технічні вимоги
- Для користування Панеллю потрібні:
- пристрій із доступом до інтернету;
- актуальний веббраузер, що підтримує зашифровані з'єднання, JavaScript і файли cookie;
- активна адреса e-mail;
- можливість отримувати повідомлення, пов'язані з акаунтом;
- для push-сповіщень — сумісний браузер і надання відповідного дозволу.
- Користувач зобов'язаний користуватися легальним і актуальним програмним забезпеченням та застосовувати базові заходи безпеки пристрою.
- Вимкнення необхідних файлів cookie, JavaScript чи інших функцій браузера може унеможливити коректне користування Панеллю.
- Витрати на доступ до інтернету та пристрої несе Користувач.
§5. Реєстрація акаунта
- Реєстрація акаунта Офісу вимагає:
- заповнення реєстраційної форми;
- надання правдивих і актуальних даних;
- підтвердження адреси e-mail;
- прийняття цих Умов;
- ознайомлення з Політикою конфіденційності;
- укладення договору доручення обробки персональних даних.
- Особа, яка створює Акаунт, заявляє, що:
- вона уповноважена представляти Офіс або діє на підставі чинного повноваження;
- надані дані є правдивими;
- вона користуватиметься Панеллю у зв'язку з господарською чи професійною діяльністю;
- укладення Договору не порушує прав третіх осіб.
- Один Офіс повинен мати один головний Акаунт, приписаний до конкретного податкового номера (NIP), якщо Постачальник послуг не погодиться на створення додаткового Акаунта.
- Постачальник послуг може відмовити в реєстрації або вимагати додаткової перевірки, якщо:
- дані неповні або викликають обґрунтовані сумніви;
- уже існує Акаунт із таким самим податковим номером;
- попередній Акаунт було видалено через серйозне порушення цих Умов;
- реєстрація може загрожувати безпеці Панелі.
§6. Акаунти користувачів і Компаній
- Адміністратор акаунта Офісу може створювати акаунти працівників та акаунти для обслуговуваних Компаній.
- Офіс самостійно вирішує щодо:
- осіб, яким надає доступ;
- обсягу повноважень користувачів;
- призначення користувачів Компаніям;
- внесених даних і документів;
- скасування або зміни повноважень.
- Офіс зобов'язаний невідкладно скасувати доступ особі, яка втратила повноваження користуватися Панеллю.
- Офіс відповідає за безпечну передачу даних для входу своїм працівникам і клієнтам.
- Кожен Користувач повинен користуватися власним Акаунтом. Спільне користування одним Акаунтом кількома особами не допускається, якщо функціональність Панелі прямо цього не дозволяє.
- Офіс відповідає за дії, вчинені з використанням акаунтів, створених у межах його головного Акаунта, якщо такі дії не були виключно наслідком обставин, що залежать від Постачальника послуг.
§7. Пробний період
- Новозареєстрований Офіс отримує 30 днів безкоштовного доступу до Панелі.
- Пробний період починається в день активації Акаунта.
- Кожному Офісу належить один Пробний період, незалежно від кількості створених Акаунтів, адрес e-mail чи представників.
- Постачальник послуг може відмовити в наданні чергового Пробного періоду суб'єкту, який раніше вже користувався Tekomat.
- До завершення Пробного періоду Офіс може придбати Підписку.
- Якщо Підписку не придбано, доступ до функцій Панелі може бути обмежено або заблоковано після завершення Пробного періоду.
- Дані зберігаються протягом 30 днів після завершення Пробного періоду. Після цього вони можуть бути видалені відповідно до §20 цих Умов.
§8. Плани підписки та ціни
- Після завершення Пробного періоду користування Панеллю вимагає придбання одного з таких планів:
- 1 місяць — 100 злотих нетто;
- 6 місяців — 500 злотих нетто;
- 12 місяців — 900 злотих нетто.
- До цін додається ПДВ за ставкою, чинною на день продажу, якщо Постачальник послуг зобов'язаний його нараховувати.
- Підписка забезпечує доступ для Офісу та обслуговуваних ним Компаній без окремої плати за кожну Компанію, якщо умови конкретного плану прямо не передбачають іншого.
- Ціна Підписки може бути змінена в майбутньому. Зміна ціни не впливає на вже оплачений період.
- Нова ціна діє при придбанні наступного періоду підписки.
- Підписка не поновлюється автоматично, якщо в майбутньому не буде запроваджено окрему функцію циклічних платежів, на яку Офіс надасть чітку згоду.
§9. Платежі
- Оплата Підписки здійснюється виключно через систему Przelewy24.
- Оператором платежів є PayPro S.A. з місцезнаходженням на ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, Польща.
- Доступ до платної Підписки активується після отримання Tekomat підтвердження успішного платежу.
- Днем оплати вважається день підтвердження транзакції Оператором платежів.
- Якщо платіж не завершено або його відхилено, Підписку не буде активовано.
- Правила самої платіжної транзакції також визначаються умовами Оператора платежів.
- Tekomat не зберігає дані для входу в онлайн-банкінг чи повні дані платіжних карток.
- У разі повернення коштів вони, як правило, повертаються тим самим способом, яким було здійснено платіж, якщо це технічно можливо.
§10. Рахунки-фактури
- Рахунки-фактури виставляються на підставі даних, наданих Офісом.
- Офіс відповідає за правильність даних, потрібних для виставлення рахунку.
- Рахунки-фактури можуть надаватися в Панелі або надсилатися на адресу e-mail, приписану до Акаунта.
- Приймаючи ці Умови, Офіс погоджується на отримання рахунків-фактур в електронній формі.
- Коригування даних покупця може відбуватися лише в межах, дозволених законом.
§11. Термін дії Підписки
- Підписка діє протягом періоду, обраного під час оплати.
- Термін дії Підписки починається з моменту її активації, якщо Офіс не продовжує чинну Підписку. У такому разі наступний період починається після завершення вже оплаченого періоду.
- Перед завершенням Підписки Tekomat може надіслати нагадування про можливість її продовження.
- Непродовження призводить до обмеження чи блокування доступу до Панелі після завершення оплаченого періоду.
- Повторне придбання Підписки протягом 30 днів дозволяє повторно активувати Акаунт, якщо дані ще не було видалено на прохання Офісу чи з міркувань безпеки.
§12. Обов'язки Користувачів
- Користувач зобов'язаний:
- користуватися Панеллю відповідно до закону та цих Умов;
- надавати правдиві дані;
- захищати свої дані для входу;
- невідкладно повідомляти про підозру компрометації Акаунта;
- поважати права третіх осіб;
- не впроваджувати шкідливе програмне забезпечення;
- не намагатися обійти заходи безпеки;
- не порушувати роботу Панелі;
- не здійснювати автоматизоване завантаження чи надсилання даних у спосіб, не узгоджений із Постачальником послуг;
- не передавати Акаунт неуповноваженим особам.
- Заборонено використовувати Панель для:
- вчинення протиправних дій;
- зберігання незаконного контенту;
- порушення авторських прав, комерційної таємниці чи особистих прав;
- поширення шкідливого програмного забезпечення;
- надсилання спаму;
- спроб отримати несанкціонований доступ до даних інших користувачів;
- тестування вразливостей системи без письмової згоди Постачальника послуг;
- обходу технічних обмежень і заходів безпеки.
- Користувач не може вносити в Панель персональні дані, обробка яких не потрібна для реалізації цілей співпраці між Офісом і Компанією.
§13. Дані та документи
- Офіс зберігає права на внесені дані, документи та повідомлення.
- Внесення Контенту користувача не тягне за собою передачі права власності чи авторських прав Постачальнику послуг.
- Офіс надає Постачальнику послуг обмежене, невиключне та строкове право технічно обробляти Контент користувача виключно в обсязі, необхідному для:
- зберігання;
- показу уповноваженим особам;
- передачі;
- створення резервних копій;
- забезпечення безпеки;
- виконання Договору.
- Офіс відповідає за законність і правильність даних та документів, внесених ним самим, його працівниками та обслуговуваними Компаніями.
- Постачальник послуг не перевіряє документи на бухгалтерську, податкову, юридичну чи змістову правильність.
- Tekomat не замінює встановлений законом бухгалтерський архів Офісу чи Компанії.
- Офіс зобов'язаний також завантажувати та зберігати документи у спосіб, передбачений чинними нормами та власними процедурами безпеки.
- Усі дані зберігаються на сервері, розташованому в Польщі, у дата-центрі Artnet, який відповідає чинним правовим вимогам.
- Дані не зберігаються у відкритому вигляді — вони шифруються за допомогою ключа шифрування.
- Усі файли та документи зберігаються на серверах Microsoft Azure у спосіб, захищений від доступу сторонніх осіб.
- Доступ до файлів і документів можливий виключно з рівня Панелі, уповноваженими Користувачами Офісу та Компанії. Кожен запит на завантаження файлу перевіряється на стороні сервера на основі прав Користувача, а доступ до самого файлу надається у вигляді тимчасового, індивідуально згенерованого та підписаного посилання, дійсного протягом обмеженого часу, що унеможливлює завантаження файлу особами, які не мають такого посилання.
- Видалення документа з Панелі призводить до безповоротної втрати доступу до нього через Панель.
- Постачальник послуг заявляє, що не переглядає та не ознайомлюється зі змістом даних і документів, які Офіс та Компанії зберігають у Панелі. Доступ персоналу Постачальника послуг до даних має виключно адміністративний і технічний характер, обмежений обсягом, необхідним для обслуговування, забезпечення безпеки та належного функціонування Панелі.
§14. Персональні дані та договір доручення обробки
- Щодо даних, пов'язаних з Акаунтом, платежами, рахунками-фактурами, технічною підтримкою та безпекою, Постачальник послуг є розпорядником персональних даних.
- Щодо персональних даних, внесених в Панель Офісом, розпорядником залишається Офіс або відповідний клієнт Офісу, а Постачальник послуг діє як обробник.
- Умовою користування Панеллю є укладення договору доручення обробки персональних даних.
- Офіс зобов'язується обробляти персональні дані відповідно до GDPR та інших чинних норм.
- Офіс відповідає за реалізацію прав осіб, чиї дані він вносить у Панель, за умови обов'язку співпраці Постачальника послуг, визначеного в договорі доручення.
- Офіс повинен повідомляти Постачальника послуг про будь-яку підозру порушення захисту даних, пов'язану з Панеллю.
§15. Безпека Акаунта
- Користувач зобов'язаний використовувати надійний та унікальний пароль.
- Дані для входу не слід передавати незахищеним способом чи зберігати в місці, доступному для неуповноважених осіб.
- Користувач повинен виходити з системи після завершення роботи, особливо на спільних пристроях.
- Про підозру несанкціонованого доступу слід невідкладно повідомити Постачальника послуг на kontakt@tekomat.pl.
- Постачальник послуг може тимчасово заблокувати Акаунт за наявності обґрунтованої підозри, що його скомпрометовано або використано для дій, що загрожують безпеці.
- Розблокування Акаунта може вимагати додаткової перевірки особи чи повноваження представляти Офіс.
§16. Резервні копії
- Постачальник послуг виконує технічні резервні копії відповідно до прийнятих процедур безпеки.
- Резервні копії передусім слугують для відновлення роботи всієї системи після збою і не є індивідуальною послугою архівування документів для Офісу.
- Постачальник послуг не гарантує можливості відновлення окремого документа, видаленого Користувачем.
- Офіс повинен самостійно завантажувати та зберігати копії документів, втрата яких могла б мати негативні правові, податкові чи організаційні наслідки.
- Дані, видалені з активної системи, можуть залишатися в резервних копіях максимум 90 днів.
§17. Доступність і технічні роботи
- Постачальник послуг вживає обґрунтованих заходів для забезпечення безперервної та безпечної роботи Панелі.
- Постачальник послуг не гарантує 100% безперервної доступності Панелі.
- Перерви можуть виникати, серед іншого, через:
- технічне обслуговування;
- оновлення;
- збої інфраструктури;
- проблеми провайдерів інтернету;
- форс-мажор;
- кібератаки;
- необхідність усунення загрози безпеці.
- Заплановані роботи, що можуть суттєво вплинути на доступність, за можливості будуть оголошені заздалегідь.
- В екстрених ситуаціях роботи можуть проводитися без попереднього повідомлення.
- Постачальник послуг може тимчасово обмежити окремі функції, якщо це необхідно для захисту даних чи усунення збою.
§18. Незаконний контент і повідомлення
- Будь-яка особа може повідомити про наявність у Панелі контенту, який вона вважає незаконним.
- Повідомлення слід надсилати на kontakt@tekomat.pl.
- Повідомлення повинно містити:
- точну вказівку на контент;
- інформацію, що дає змогу його знайти;
- обґрунтування незаконного характеру контенту;
- контактні дані заявника;
- заяву про правдивість наданої інформації.
- Постачальник послуг може вимагати додаткової інформації, потрібної для розгляду повідомлення.
- Постачальник послуг може заблокувати доступ до контенту або видалити його, якщо:
- його незаконність є очевидною;
- отримано обов'язкове розпорядження компетентного органу;
- подальше зберігання контенту становить пряму загрозу для користувачів чи системи;
- контент порушує ці Умови.
- За можливості Постачальник послуг повідомить Офіс про застосоване обмеження та його причину, якщо розкриття такої інформації не заборонено законом або не може перешкодити провадженню компетентного органу.
§19. Призупинення або блокування Акаунта
- Постачальник послуг може призупинити або заблокувати Акаунт, якщо:
- Підписка закінчилася;
- Офіс порушує ці Умови;
- Акаунт використовується незаконно;
- виникла загроза безпеці;
- надані дані є неправдивими;
- Офіс намагається обійти оплату чи технічні обмеження;
- існує обґрунтована підозра компрометації Акаунта;
- подальше надання послуги могло б завдати шкоди Постачальнику послуг чи третім особам.
- Якщо порушення можна усунути і воно не становить прямої загрози, Постачальник послуг може спочатку закликати Офіс усунути його у визначений термін.
- У разі серйозної загрози Акаунт може бути заблоковано негайно.
- Призупинення Акаунта не звільняє Офіс від обов'язку сплатити суми, що підлягали сплаті до призупинення.
§20. Припинення Договору та видалення даних
- Офіс може відмовитися від послуги будь-коли, шляхом:
- використання функції видалення акаунта, якщо вона доступна;
- надсилання повідомлення на kontakt@tekomat.pl.
- Відмова не тягне за собою повернення оплати за невикористану частину оплаченої Підписки, якщо повернення не випливає з обов'язкових норм або не було індивідуально узгоджено з Постачальником послуг.
- Офіс може користуватися оплаченою Підпискою до кінця її терміну, якщо не вимагає негайного видалення Акаунта.
- Постачальник послуг може розірвати Договір з негайним ефектом у разі серйозного або повторюваного порушення цих Умов.
- Після завершення Договору чи закінчення Підписки:
- доступ до Панелі може бути заблоковано;
- дані зберігаються протягом 30 днів;
- протягом цього часу Офіс може вимагати повторної активації Акаунта чи надання даних для завантаження;
- після 30 днів дані видаляються з активних систем;
- дані можуть залишатися в резервних копіях максимум 90 днів.
- Видалення не стосується даних, які Постачальник послуг зобов'язаний зберігати за законом, зокрема бухгалтерської та платіжної документації й даних, потрібних для пред'явлення чи захисту від претензій.
- Перед завершенням Договору Офіс повинен завантажити всі документи, які має намір зберегти.
§21. Повернення коштів
- Плата за Підписку стосується готовності Постачальника послуг надавати послугу протягом оплаченого періоду.
- Відмова Офісу протягом оплаченого періоду не є підставою для пропорційного повернення ціни.
- Офіс може звернутися за частковим поверненням оплати, якщо через обставини, що виключно залежать від Постачальника послуг, користування основними функціями Панелі було неможливим протягом суттєвої частини оплаченого періоду.
- Заява повинна містити опис проблеми, період недоступності та дані, що дозволяють ідентифікувати Акаунт.
- Кожна заява розглядається індивідуально.
§22. Відповідальність
- Постачальник послуг відповідає за невиконання чи неналежне виконання Договору на умовах, визначених законом, з урахуванням наведених нижче положень.
- Постачальник послуг не відповідає за:
- зміст і правильність даних, внесених Офісом чи Компанією;
- неправильні суми податків, внесків і розрахунків, внесені в Панель;
- наслідки розкриття даних для входу неуповноваженим особам;
- дії працівників, клієнтів чи інших користувачів Офісу;
- втрату даних, спричинену діями Користувача;
- відсутність власної копії документів у Офісу;
- відсутність доступу через проблеми з пристроєм, браузером, провайдером інтернету чи інфраструктурою Користувача;
- затримки та збої третіх осіб, на які Постачальник послуг не має впливу;
- події форс-мажору;
- використання Tekomat не за призначенням.
- Постачальник послуг не відповідає за втрачену вигоду, втрачені доходи, втрату клієнтів чи інші непрямі збитки, якщо шкоду не було завдано навмисно.
- За винятком випадків, коли обмеження відповідальності є недопустимим, загальна відповідальність Постачальника послуг перед Офісом за всі події, пов'язані з Договором, обмежується сумою нетто-платежів, сплачених Офісом за 12 місяців, що передували події, яка спричинила шкоду.
- Ці обмеження не стосуються шкоди, завданої навмисно, чи відповідальності, яку не можна виключити або обмежити за обов'язковими нормами.
- Офіс зобов'язаний вживати розумних заходів для обмеження розміру шкоди.
§23. Скарги
- Скарги щодо роботи Панелі чи розрахунків слід надсилати на kontakt@tekomat.pl.
- Скарга повинна містити:
- назву Офісу;
- адресу e-mail Акаунта;
- опис проблеми;
- дату її виникнення;
- очікуваний спосіб вирішення;
- додаткову інформацію чи скріншоти, якщо вони можуть допомогти з'ясувати справу.
- Скаргу буде розглянуто протягом 14 днів з моменту отримання.
- Якщо розгляд скарги вимагає додаткової інформації, Постачальник послуг може попросити її надати.
- Термін розгляду відраховується з дня отримання інформації, потрібної для належного розгляду справи.
- Відповідь надсилається на адресу e-mail, приписану до Акаунта, або адресу, вказану в скарзі.
- Скарги щодо технічної обробки платіжної транзакції також можуть надсилатися Оператору платежів.
§24. Конфіденційність
- Постачальник послуг зобов'язується зберігати конфіденційність інформації, отриманої у зв'язку з наданням послуги, за винятком інформації:
- яка є загальнодоступною;
- отриманої законно з іншого джерела;
- розкриття якої вимагається законом;
- розкриття якої необхідне для виконання Договору уповноваженим субпідрядником.
- Доступ до даних отримують лише особи, яким він потрібен для виконання своїх обов'язків.
- Обов'язок конфіденційності діє також після завершення Договору.
§25. Права інтелектуальної власності
- Права на Tekomat, його код, зовнішній вигляд, компонування, бази даних, позначення, документацію та матеріали, підготовлені Постачальником послуг, належать Постачальнику послуг або відповідним ліцензіарам.
- Придбання Підписки не тягне за собою передачі прав на Панель.
- Офіс отримує невиключне, непередаване та обмежене в часі право користуватися Панеллю відповідно до цих Умов.
- Заборонено:
- копіювати код Панелі;
- декомпілювати чи відтворювати її вихідний код, за винятком випадків, прямо дозволених законом;
- перепродавати доступ;
- надавати Панель як власну послугу без згоди Постачальника послуг;
- видаляти позначення авторських прав.
§26. Зміни Умов надання послуг
- Постачальник послуг може змінити ці Умови у разі:
- зміни законодавства;
- зміни цін;
- додавання чи зміни функцій;
- зміни способу оплати;
- зміни технічних вимог;
- необхідності підвищення безпеки;
- зміни способу організації послуги;
- потреби усунення неясностей чи помилок.
- Про зміни, суттєві для чинних Офісів, Постачальник послуг повідомить щонайменше за 14 днів до набрання ними чинності через e-mail або повідомлення в Панелі.
- Зміни, що безпосередньо випливають із закону чи необхідності невідкладного усунення загрози безпеці, можуть набрати чинності в коротший термін.
- Якщо Офіс не приймає зміни, він може розірвати Договір до набрання змінами чинності.
- Подальше користування Панеллю після набрання змінами чинності означає прийняття нової версії Умов.
- Зміна Умов не скорочує вже оплачений період Підписки.
§27. Комунікація
- Основною формою комунікації між Постачальником послуг та Офісом є:
- повідомлення e-mail;
- повідомлення в Панелі;
- повідомлення, надіслане на kontakt@tekomat.pl.
- Офіс зобов'язаний підтримувати актуальну адресу e-mail і регулярно перевіряти отримувані повідомлення.
- Повідомлення, надіслане на адресу, приписану до Акаунта, вважається належно доставленим, якщо відправник не отримав повідомлення про постійну помилку доставки.
§28. Строк надання доступу до послуги
- Доступ до Панелі в рамках Тестового періоду активується автоматично, одразу після реєстрації Акаунта.
- Доступ до Панелі в рамках оплаченої Підписки активується автоматично після зарахування оплати Оператором платежів.
- Якщо активація доступу вимагає додаткової перевірки з боку Постачальника послуг, доступ буде активовано не пізніше ніж протягом 24 робочих годин з моменту зарахування оплати або укладення Договору.
- Про активацію доступу Офіс інформується електронним листом, надісланим на адресу, вказану під час реєстрації.
§29. Право на відмову від Договору
- Відповідно до §1 п. 6 Регламенту, Tekomat є послугою, призначеною виключно для підприємців, і не є послугою, призначеною для споживачів, у зв'язку з чим встановлене законом право на відмову від договору, укладеного на відстані, передбачене Законом Польщі від 30 травня 2014 р. про права споживачів, як правило, не застосовується.
- Якщо Офіс є фізичною особою, яка укладає Договір безпосередньо у зв'язку зі своєю господарською діяльністю, але зі змісту Договору випливає, що він не має для цієї особи професійного характеру (підприємець з правами споживача у розумінні ст. 7aa Закону про права споживачів), такій особі належить право відмовитися від Договору протягом 14 днів з дня його укладення без зазначення причини.
- Щоб скористатися правом на відмову, необхідно надіслати однозначну заяву про відмову від Договору на адресу kontakt@tekomat.pl або на адресу місцезнаходження Постачальника послуг, вказану в §1. Для дотримання строку достатньо надіслати заяву до його закінчення.
- У разі відмови від Договору Постачальник послуг повертає отриману оплату невідкладно, не пізніше ніж протягом 14 днів з дня отримання заяви про відмову, тим самим способом оплати, який було використано під час первісної транзакції, якщо інше не було погоджено.
- Якщо користування Панеллю розпочалося на явну вимогу уповноваженої особи до закінчення строку на відмову, з неї може бути стягнута сума, пропорційна обсягу наданих послуг до моменту відмови.
- Право на відмову не застосовується тією мірою, якою надання цифрової послуги було повністю виконано за явною попередньою згодою уповноваженої особи, яку було поінформовано перед початком надання послуги, що після її повного виконання вона втратить право на відмову від Договору.
§30. Прикінцеві положення
- До Договору застосовується польське право.
- У питаннях, не врегульованих цим документом, застосовуються зокрема положення:
- Цивільного кодексу Польщі;
- Закону про надання послуг електронним шляхом;
- Закону про право електронних комунікацій;
- GDPR;
- Закону про захист персональних даних;
- Регламенту про єдиний ринок цифрових послуг — Digital Services Act.
- Спори, що виникають із Договору, спочатку вирішуватимуться шляхом переговорів.
- Якщо мирне вирішення спору неможливе, компетентним буде суд за місцезнаходженням Постачальника послуг, якщо обов'язкові норми не передбачають іншого.
- Недійсність одного з положень Умов не тягне за собою недійсності інших положень.
- Актуальні Умови надання послуг доступні безкоштовно в Сервісі.
- Ці Умови діють з 2 серпня 2026 р.