Polityka prywatności i regulamin

Polityka prywatności i plików cookies Tekomat

Ostatnia aktualizacja: 2 sierpnia 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego Tekomat, dostępnego pod adresem tekomat.pl, oraz aplikacji internetowej dostępnej pod adresem tekomat.pl/panel, zwanych dalej łącznie „Serwisem” lub „Panelem”.
Serwis przeznaczony jest przede wszystkim dla biur rachunkowych oraz obsługiwanych przez nie przedsiębiorców. Umożliwia między innymi wymianę dokumentów, przekazywanie informacji o podatkach i składkach, prowadzenie komunikacji, udostępnianie plików oraz organizowanie współpracy pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem Serwisu, rejestracją konta, rozliczaniem abonamentu, obsługą płatności, pomocą techniczną oraz zabezpieczeniem systemu jest:
Firma Handlowa „Jaśminowy Butik” Tomasz Prokop
ul. Tadeusza Kościuszki 114
38-300 Gorlice
NIP: 7382110121
adres e-mail: kontakt@tekomat.pl
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem powyższego adresu e-mail lub pisemnie na adres siedziby.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wszelkie sprawy dotyczące danych osobowych należy kierować bezpośrednio na adres kontakt@tekomat.pl.

3. Rola Tekomatu w odniesieniu do danych klientów biura rachunkowego

W odniesieniu do danych osobowych:

• klientów biura rachunkowego;
• pracowników klientów biura;
• kontrahentów klientów biura;
• osób wskazanych w dokumentach księgowych, kadrowych, podatkowych lub ubezpieczeniowych;
• innych osób, których dane biuro rachunkowe albo jego klient wprowadza do Panelu,

administratorem danych jest co do zasady biuro rachunkowe albo właściwy klient biura rachunkowego.
W tym zakresie Usługodawca prowadzący Tekomat działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe na polecenie biura rachunkowego. Szczegółowe zasady takiego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana z biurem rachunkowym podczas rejestracji lub rozpoczęcia korzystania z Panelu.
Biuro rachunkowe odpowiada za:

1. posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania danych wprowadzanych do Panelu;
2. prawidłowe wykonanie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą;
3. zgodność zakresu wprowadzanych danych z zasadą minimalizacji;
4. prawidłowe nadawanie i odbieranie uprawnień swoim pracownikom oraz klientom;
5. niewprowadzanie danych, których przetwarzanie byłoby niezgodne z prawem.

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać następujące dane.

4.1. Dane biura rachunkowego

• nazwa albo firma przedsiębiorcy;
• imię i nazwisko właściciela lub osoby reprezentującej;
• NIP, REGON lub inne dane identyfikacyjne;
• adres prowadzenia działalności;
• adres korespondencyjny;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• dane osoby kontaktowej;
• dane zawarte w dokumentach rozliczeniowych i fakturach;
• informacje o wybranym planie abonamentowym;
• historia płatności i status opłacenia abonamentu.

4.2. Dane użytkowników konta

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu, jeżeli został podany;
• nazwa użytkownika;
• identyfikator konta;
• przypisana rola i zakres uprawnień;
• historia logowań;
• historia aktywności w Panelu;
• treść zgłoszeń kierowanych do pomocy technicznej.

Hasła przechowywane są w postaci zabezpieczonej zgodnie z zastosowanymi rozwiązaniami technicznymi. Administrator nie ma możliwości odczytania hasła użytkownika w jego pierwotnej postaci.

4.3. Dane obsługiwanych firm

• nazwa lub firma;
• NIP;
• dane kontaktowe;
• dane osób reprezentujących;
• dane logowania;
• informacje przypisane do firmy w Panelu;
• statusy dokumentów, płatności, rozliczeń i wiadomości.

4.4. Dokumenty i treści użytkowników

W Panelu mogą być przechowywane między innymi:

• dokumenty księgowe i podatkowe;
• deklaracje;
• dokumenty dotyczące składek ZUS;
• dokumenty kadrowe i płacowe;
• faktury, rachunki i wyciągi bankowe;
• zestawienia sprzedaży i zakupów;
• wiadomości i załączniki;
• pliki przekazywane pomiędzy biurem a jego klientami;
• informacje dotyczące pracowników, kontrahentów oraz innych osób.

Dokumenty wprowadzane przez biuro rachunkowe lub jego klientów mogą zawierać dane osobowe, dane finansowe, numery identyfikacyjne, a w określonych przypadkach również szczególne kategorie danych osobowych. Dane te przetwarzane są przez Tekomat wyłącznie w ramach świadczenia usługi i zgodnie z poleceniami właściwego administratora danych.

4.5. Dane techniczne

Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie rejestrowane:

• adres IP;
• data i godzina połączenia;
• informacje o urządzeniu;
• rodzaj i wersja przeglądarki;
• system operacyjny;
• identyfikatory sesji;
• historia logowań i wylogowań;
• informacje o błędach aplikacji;
• dane dotyczące prób nieuprawnionego dostępu;
• informacje zapisywane w logach serwera;
• dane potrzebne do obsługi powiadomień przeglądarkowych lub PWA.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

5.1. Rejestracja i prowadzenie konta

Dane przetwarzane są w celu utworzenia konta, umożliwienia logowania, zarządzania użytkownikami oraz korzystania z funkcji Panelu.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia i wykonania umowy.

5.2. Świadczenie usług Tekomat

Dane przetwarzane są w celu udostępniania funkcji Panelu, wymiany dokumentów, wiadomości, informacji o rozliczeniach, podatkach i składkach oraz obsługi plików i powiadomień.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odniesieniu do danych powierzonych przez biuro rachunkowe – art. 28 RODO oraz zawarta umowa powierzenia.

5.3. Obsługa abonamentu i płatności

Dane przetwarzane są w celu przyjmowania płatności, weryfikowania ich statusu, aktywowania abonamentu, wystawiania faktur i prowadzenia rozliczeń.
Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki podatkowe i księgowe Administratora.

5.4. Pomoc techniczna i obsługa zgłoszeń

Dane przetwarzane są w celu udzielania odpowiedzi na pytania, rozwiązywania problemów technicznych oraz obsługi reklamacji.
Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu sprawnej obsługi użytkowników.

5.5. Zapewnienie bezpieczeństwa

Dane techniczne, logi i historia aktywności mogą być przetwarzane w celu:

• zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi;
• wykrywania nadużyć;
• ustalania przyczyn błędów;
• zapewnienia integralności i dostępności systemu;
• ochrony dokumentów i kont użytkowników;
• prowadzenia postępowań wyjaśniających dotyczących incydentów.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora i użytkowników polegający na ochronie systemu, informacji oraz danych.

5.6. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z korzystaniem z Serwisu.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.7. Realizacja obowiązków prawnych

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, dotyczących przeciwdziałania nadużyciom oraz wykonywania prawnie wiążących żądań organów publicznych.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5.8. Marketing własnych usług

Informacje dotyczące funkcjonowania Tekomatu mogą być przesyłane na podstawie zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w określonych przypadkach także art. 6 ust. 1 lit. f RODO, pod warunkiem przestrzegania przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.
Zgodę można wycofać w każdym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych wymaganych podczas rejestracji, zakupu abonamentu lub zawierania umowy jest dobrowolne, ale niezbędne do utworzenia konta i świadczenia usługi.
Niepodanie danych wymaganych do rozliczenia płatności albo wystawienia faktury może uniemożliwić aktywowanie płatnego abonamentu.
Podawanie danych oznaczonych jako opcjonalne jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych funkcji Panelu.

7. Źródła danych

Dane pozyskiwane są:

• bezpośrednio od osoby, której dotyczą;
• od biura rachunkowego zakładającego konto;
• od administratora konta biura;
• od klienta biura rachunkowego;
• od operatora płatności w zakresie potwierdzenia statusu transakcji;
• automatycznie podczas korzystania z Serwisu;
• z publicznych rejestrów przedsiębiorców, jeżeli jest to potrzebne do weryfikacji danych działalności gospodarczej.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Serwisu, w szczególności:

• dostawcom hostingu, serwerów, przestrzeni dyskowej i baz danych;
• dostawcom usług poczty elektronicznej;
• dostawcom systemów powiadomień e-mail, push lub SMS;
• dostawcom zabezpieczeń, monitoringu technicznego i kopii zapasowych;
• dostawcom usług informatycznych i serwisowych;
• dostawcom narzędzi do obsługi zgłoszeń użytkowników;
• biuru rachunkowemu Administratora;
• doradcom prawnym, podatkowym i ubezpieczycielom;
• operatorowi płatności Przelewy24;
• organom publicznym, sądom, prokuraturze lub służbom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora otrzymują dostęp wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im zadań i są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniej ochrony danych.

9. Płatności Przelewy24

Płatności za abonament obsługiwane są wyłącznie za pośrednictwem systemu Przelewy24, którego operatorem jest:
PayPro S.A.
ul. Pastelowa 8
60-198 Poznań
Podczas dokonywania płatności użytkownik może zostać przekierowany do serwisu operatora płatności lub banku. Operator płatności przetwarza dane płatnika jako odrębny administrator zgodnie z własnymi zasadami przetwarzania danych.
Tekomat otrzymuje od operatora płatności przede wszystkim:

• identyfikator transakcji;
• kwotę i walutę płatności;
• datę transakcji;
• informację o jej statusie;
• dane potrzebne do przypisania płatności do konta.

Tekomat nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych ani danych logowania do bankowości elektronicznej użytkownika.

10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator w miarę możliwości korzysta z usług podmiotów przetwarzających dane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli korzystanie z określonego dostawcy będzie wiązało się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie nastąpi wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• standardowych klauzul umownych;
• innego prawnie dopuszczalnego zabezpieczenia.

Baza danych Serwisu oraz przestrzeń dyskowa (Azure), na której przechowywane są przesyłane pliki i dokumenty, znajdują się fizycznie na serwerach zlokalizowanych w Polsce — dane te nie są przekazywane poza terytorium Polski ani poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

11. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są nie dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane.

11.1. Dane konta i umowy

Dane konta przetwarzane są przez cały okres obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu lub wygaśnięciu abonamentu — do czasu ich samodzielnego usunięcia przez biuro rachunkowe lub firmę.
Administrator zastrzega sobie prawo do usunięcia danych konta powiązanego z abonamentem, który pozostaje nieaktywny przez okres co najmniej 5 lat, zgodnie z zasadami należytego przechowywania i ochrony dokumentacji określonymi w art. 71 ustawy o rachunkowości.

11.2. Dokumenty i dane wprowadzone przez biuro

Dokumenty, wiadomości i dane powierzone przez biuro rachunkowe przechowywane są przez cały okres obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu — do czasu ich samodzielnego usunięcia przez biuro rachunkowe lub firmę, której dane dotyczą.
Administrator zastrzega sobie prawo do usunięcia dokumentów i danych powiązanych z kontem, którego abonament pozostaje nieaktywny przez okres co najmniej 5 lat — zgodnie z zasadami należytego przechowywania i ochrony dokumentacji (zbiorów) określonymi w art. 71 ustawy o rachunkowości.
Dane mogą pozostawać w technicznych kopiach zapasowych przez maksymalnie 90 dni od ich usunięcia, po czym są automatycznie nadpisywane lub usuwane zgodnie z cyklem wykonywania kopii. Dane znajdujące się w kopiach zapasowych nie są wykorzystywane do innych celów i mogą zostać odtworzone jedynie w razie awarii, incydentu bezpieczeństwa lub konieczności przywrócenia działania systemu.

W przypadku świadomego usunięcia pliku w sekcjach „Dokumenty”, „Pliki” lub „Otrzymane dane” istnieje możliwość jego przywrócenia przez administrację Tekomat. W tym celu należy skontaktować się bezpośrednio z pomocą techniczną w Panelu Tekomat, podając moduł, z którego plik został usunięty, nazwę pliku oraz datę usunięcia. Przywrócenie jest technicznie możliwe w terminie do 30 dni od usunięcia — po tym czasie nie ma technicznej możliwości przywrócenia pliku.

11.3. Dokumentacja księgowa i płatnicza

Faktury oraz dokumentacja związana z rozliczeniami Administratora przechowywane są przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął właściwy termin płatności podatku.

11.4. Logi techniczne

Standardowe logi techniczne i bezpieczeństwa przechowywane są przez okres do 12 miesięcy.
Jeżeli logi stanowią dowód incydentu, naruszenia Regulaminu lub nieuprawnionego dostępu, mogą być przechowywane dłużej – do czasu zakończenia postępowania lub przedawnienia związanych z nim roszczeń.

11.5. Zgłoszenia i korespondencja

Korespondencja dotycząca pomocy technicznej i reklamacji może być przechowywana przez 3 lata od zakończenia sprawy.

11.6. Roszczenia

Dane potrzebne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami mogą być przechowywane do czasu ich przedawnienia albo prawomocnego zakończenia postępowania.

11.7. Dane przetwarzane na podstawie zgody

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu jej wycofania lub do momentu, w którym cel przetwarzania przestanie istnieć.
Informacja o udzieleniu i wycofaniu zgody może być przechowywana dłużej w celu wykazania zgodności działania Administratora z prawem.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania – prawo do:

1. uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
2. dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
3. sprostowania nieprawidłowych danych;
4. uzupełnienia niekompletnych danych;
5. usunięcia danych;
6. ograniczenia przetwarzania;
7. przenoszenia danych;
8. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
9. wycofania zgody w dowolnym momencie;
10. niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli decyzja taka wywoływałaby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływała na tę osobę.

Żądanie można przesłać na adres kontakt@tekomat.pl.
Administrator może poprosić o dodatkowe informacje umożliwiające potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie.
Jeżeli żądanie dotyczy danych wprowadzonych do Panelu przez biuro rachunkowe, może zostać przekazane właściwemu biuru jako administratorowi tych danych.

13. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Przed wniesieniem skargi zalecany jest kontakt z Administratorem w celu umożliwienia wyjaśnienia sprawy.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe przetwarzane przez Tekomat nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Tekomat nie prowadzi profilowania użytkowników w celach kredytowych, ubezpieczeniowych ani związanych z oceną zdolności płatniczej.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru danych i ryzyka ich przetwarzania.
W szczególności:

• komunikacja z Panelem jest zabezpieczona szyfrowanym połączeniem;
• dostęp do kont wymaga uwierzytelnienia;
• dostęp użytkowników ograniczany jest zgodnie z przypisanymi rolami;
• pliki nie są udostępniane bezpośrednio pod publicznymi adresami;
• możliwość pobrania pliku jest każdorazowo weryfikowana po stronie serwera;
• rejestrowane są istotne zdarzenia związane z logowaniem i bezpieczeństwem;
• wykonywane są techniczne kopie zapasowe;
• dostęp administracyjny ograniczony jest do upoważnionych osób;
• stosowane są zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, utratą i modyfikacją danych;
• system jest monitorowany pod kątem błędów i prób nadużyć.

Żaden system teleinformatyczny nie zapewnia całkowitego wyeliminowania ryzyka. Użytkownicy powinni chronić swoje dane logowania, korzystać z unikalnych haseł i nie udostępniać dostępu osobom nieuprawnionym.

16. Pliki cookies i pamięć urządzenia

Serwis może wykorzystywać pliki cookies, pamięć lokalną przeglądarki oraz podobne technologie.
Pliki cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej lub Panelu.

16.1. Niezbędne pliki cookies

Serwis korzysta z plików cookies niezbędnych między innymi do:

• utrzymania sesji użytkownika;
• prawidłowego działania logowania;
• zabezpieczenia formularzy;
• zapamiętania ustawień technicznych;
• ochrony przed nadużyciami;
• zapewnienia poprawnego działania Panelu;
• zapamiętania decyzji dotyczącej cookies.

Niezbędne pliki cookies nie służą do prowadzenia reklamy behawioralnej. Ich zablokowanie może spowodować, że logowanie lub wybrane funkcje Panelu nie będą działały prawidłowo.

16.2. Analityczne i marketingowe pliki cookies

Jeżeli w Serwisie zostaną uruchomione narzędzia analityczne lub marketingowe wykorzystujące nieobowiązkowe pliki cookies, będą one aktywowane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.
Użytkownik może odmówić zgody bez utraty dostępu do podstawowych funkcji Serwisu.
Zgoda może zostać wycofana przez zmianę ustawień plików cookies dostępnych w Serwisie lub przez usunięcie plików cookies w ustawieniach przeglądarki.

16.3. Zarządzanie cookies

Użytkownik może samodzielnie:

• usuwać pliki cookies;
• blokować ich zapisywanie;
• ustawić powiadamianie o próbie zapisania pliku;
• ograniczyć cookies podmiotów trzecich.

Sposób zarządzania cookies zależy od używanej przeglądarki i urządzenia.

17. Powiadomienia push i PWA

Użytkownik może zainstalować Panel jako aplikację PWA oraz włączyć powiadomienia przeglądarkowe lub push.
Powiadomienia są wysyłane wyłącznie po udzieleniu odpowiedniego zezwolenia w przeglądarce lub systemie urządzenia.
Zezwolenie można w każdym momencie wycofać w ustawieniach przeglądarki, systemu operacyjnego lub Panelu.
W celu obsługi powiadomień mogą być przetwarzane techniczne identyfikatory urządzenia, przeglądarki lub subskrypcji powiadomień.

18. Bezprawne treści

Zgłoszenia dotyczące treści, dokumentów lub materiałów przechowywanych w Tekomacie, które zdaniem zgłaszającego są niezgodne z prawem, można przesyłać na adres:
kontakt@tekomat.pl
Zgłoszenie powinno zawierać:

• wskazanie treści lub pliku;
• informacje umożliwiające jego odnalezienie;
• wyjaśnienie, dlaczego treść jest uważana za niezgodną z prawem;
• dane kontaktowe zgłaszającego;
• oświadczenie, że informacje zawarte w zgłoszeniu są prawdziwe i kompletne według najlepszej wiedzy zgłaszającego.

Administrator może zabezpieczyć, zablokować lub usunąć treść, jeżeli jej bezprawny charakter jest oczywisty albo wynika z wiążącego nakazu właściwego organu.

19. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być zmieniana w przypadku:

• zmiany przepisów;
• zmiany funkcji Serwisu;
• wdrożenia nowych rozwiązań technicznych;
• zmiany sposobu świadczenia usług;
• zmiany dostawców usług infrastrukturalnych;
• konieczności doprecyzowania zasad przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki będzie publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.
O istotnych zmianach dotyczących użytkowników posiadających konto Administrator może poinformować również za pośrednictwem Panelu lub wiadomości e-mail.

20. Kontakt

W sprawach związanych z prywatnością i ochroną danych należy kontaktować się z Administratorem:
Firma Handlowa „Jaśminowy Butik” Tomasz Prokop
ul. Tadeusza Kościuszki 114
38-300 Gorlice
NIP: 7382110121
e-mail: kontakt@tekomat.pl

Regulamin świadczenia usług Tekomat

Obowiązuje od 2 sierpnia 2026 r.

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu Tekomat, dostępnego pod adresem tekomat.pl oraz tekomat.pl/panel.
2. Usługodawcą jest:

Firma Handlowa „Jaśminowy Butik” Tomasz Prokop
ul. Tadeusza Kościuszki 114
38-300 Gorlice
NIP: 7382110121
e-mail: kontakt@tekomat.pl

1. Tekomat jest aplikacją internetową wspierającą komunikację i wymianę informacji pomiędzy biurami rachunkowymi a obsługiwanymi przez nie przedsiębiorcami.
2. Regulamin udostępniany jest nieodpłatnie przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego zapisanie, odtworzenie i przechowywanie.
3. Rozpoczęcie korzystania z usługi wymaga zapoznania się z Regulaminem i jego akceptacji.
4. Usługa przeznaczona jest wyłącznie dla przedsiębiorców i innych podmiotów korzystających z Tekomatu w związku z prowadzoną działalnością zawodową lub gospodarczą.
5. Tekomat nie jest usługą przeznaczoną dla konsumentów.

§2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Tekomat lub Panel – aplikację internetową dostępną pod adresem tekomat.pl/panel.
2. Serwis – stronę internetową tekomat.pl wraz z Panelem.
3. Usługodawca – Firmę Handlową „Jaśminowy Butik” Tomasz Prokop.
4. Biuro – przedsiębiorcę, w szczególności biuro rachunkowe, który zawarł umowę z Usługodawcą i posiada główne konto w Panelu.
5. Firma – przedsiębiorcę lub inny podmiot obsługiwany przez Biuro, któremu Biuro udostępniło konto lub wybrane funkcje Panelu.
6. Administrator konta – osobę uprawnioną przez Biuro do zarządzania jego kontem, użytkownikami i obsługiwanymi Firmami.
7. Użytkownik – każdą osobę fizyczną korzystającą z Panelu na podstawie uprawnienia nadanego przez Biuro albo Firmę.
8. Konto – indywidualny zbiór ustawień, danych i uprawnień przypisanych do Biura, Firmy albo Użytkownika.
9. Treści użytkownika – dokumenty, wiadomości, pliki, dane i inne materiały wprowadzane do Panelu.
10. Abonament – odpłatny dostęp do Panelu przez wybrany okres.
11. Okres testowy – bezpłatny, 30-dniowy okres korzystania z Panelu.
12. Umowa – umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną zawartą pomiędzy Usługodawcą a Biurem.
13. Regulamin – niniejszy dokument.
14. Operator płatności – PayPro S.A., operator systemu Przelewy24.

§3. Zakres usługi

1. Tekomat może umożliwiać w szczególności:
   1. komunikację pomiędzy Biurem a Firmami;
   2. przesyłanie i przechowywanie dokumentów;
   3. przekazywanie informacji o podatkach, składkach i innych rozliczeniach;
   4. prowadzenie miesięcznych zestawień i checklist;
   5. przekazywanie powiadomień;
   6. przesyłanie danych sprzedażowych, zakupowych i innych plików;
   7. pobieranie dokumentów pojedynczo lub zbiorczo;
   8. zarządzanie kontami pracowników Biura;
   9. przypisywanie pracowników do obsługiwanych Firm;
   10. korzystanie z wewnętrznego komunikatora, planera, kalendarza lub systemu zgłoszeń;
   11. instalację Panelu jako aplikacji PWA;
   12. korzystanie z powiadomień przeglądarkowych i push.
2. Szczegółowy zakres funkcji może zależeć od aktualnej wersji Panelu, wybranego planu albo etapu wdrażania poszczególnych modułów.
3. Usługodawca może rozwijać, modyfikować i ulepszać Panel, o ile nie prowadzi to do pozbawienia Biura zasadniczych funkcji opłaconej usługi.
4. Tekomat jest narzędziem służącym do komunikacji i wymiany danych. Nie jest programem finansowo-księgowym i nie świadczy usług księgowych, podatkowych, prawnych ani kadrowych.
5. Informacje wprowadzane przez Biuro, w tym kwoty podatków, składek i innych zobowiązań, pochodzą od Biura. Usługodawca nie weryfikuje ich poprawności merytorycznej.

§4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Panelu wymagane są:
   1. urządzenie z dostępem do Internetu;
   2. aktualna przeglądarka internetowa obsługująca szyfrowane połączenia, JavaScript i pliki cookies;
   3. aktywny adres e-mail;
   4. możliwość odbierania wiadomości związanych z kontem;
   5. w przypadku korzystania z powiadomień push – kompatybilna przeglądarka i udzielenie odpowiedniej zgody.
2. Użytkownik zobowiązany jest korzystać z legalnego i aktualnego oprogramowania oraz stosować podstawowe zabezpieczenia urządzenia.
3. Wyłączenie niezbędnych cookies, JavaScript lub innych funkcji przeglądarki może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Panelu.
4. Koszty dostępu do Internetu i urządzeń ponosi Użytkownik.

§5. Rejestracja konta

1. Rejestracja konta Biura wymaga:
   1. wypełnienia formularza rejestracyjnego;
   2. podania prawdziwych i aktualnych danych;
   3. potwierdzenia adresu e-mail;
   4. akceptacji Regulaminu;
   5. zapoznania się z Polityką prywatności;
   6. zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
2. Osoba zakładająca Konto oświadcza, że:
   1. jest uprawniona do reprezentowania Biura albo działa na podstawie ważnego upoważnienia;
   2. podane dane są prawdziwe;
   3. będzie korzystać z Panelu w związku z działalnością gospodarczą lub zawodową;
   4. zawarcie Umowy nie narusza praw osób trzecich.
3. Jedno Biuro powinno posiadać jedno główne Konto przypisane do danego NIP, chyba że Usługodawca zgodzi się na utworzenie dodatkowego Konta.
4. Usługodawca może odmówić rejestracji albo zażądać dodatkowej weryfikacji, jeżeli:
   1. dane są niepełne lub budzą uzasadnione wątpliwości;
   2. Konto o takim samym NIP już istnieje;
   3. wcześniejsze Konto zostało usunięte z powodu poważnego naruszenia Regulaminu;
   4. rejestracja może zagrażać bezpieczeństwu Panelu.

§6. Konta użytkowników i Firm

1. Administrator konta Biura może tworzyć konta pracowników oraz konta obsługiwanych Firm.
2. Biuro samodzielnie decyduje o:
   1. osobach, którym nadaje dostęp;
   2. zakresie uprawnień użytkowników;
   3. przypisaniu użytkowników do Firm;
   4. wprowadzanych danych i dokumentach;
   5. odebraniu albo zmianie uprawnień.
3. Biuro zobowiązane jest niezwłocznie odebrać dostęp osobie, która utraciła upoważnienie do korzystania z Panelu.
4. Biuro odpowiada za bezpieczne przekazanie danych dostępowych swoim pracownikom i klientom.
5. Każdy Użytkownik powinien korzystać z własnego Konta. Udostępnianie jednego Konta wielu osobom jest niedozwolone, chyba że funkcjonalność Panelu wyraźnie na to pozwala.
6. Biuro odpowiada za działania wykonane z użyciem kont utworzonych w ramach jego głównego Konta, chyba że działania nastąpiły wskutek okoliczności leżących wyłącznie po stronie Usługodawcy.

§7. Okres testowy

1. Nowo zarejestrowane Biuro otrzymuje 30 dni bezpłatnego dostępu do Panelu.
2. Okres testowy rozpoczyna się w dniu aktywacji Konta.
3. Jednemu Biuru przysługuje jeden Okres testowy, niezależnie od liczby utworzonych Kont, adresów e-mail lub osób reprezentujących Biuro.
4. Usługodawca może odmówić przyznania kolejnego Okresu testowego podmiotowi, który wcześniej korzystał z Tekomatu.
5. Do zakończenia Okresu testowego Biuro może wykupić Abonament.
6. Jeżeli Abonament nie zostanie wykupiony, po zakończeniu Okresu testowego dostęp do funkcji Panelu może zostać zablokowany.
7. Dane pozostają przechowywane przez 30 dni od zakończenia Okresu testowego. Po tym czasie mogą zostać usunięte zgodnie z §20 Regulaminu.

§8. Plany abonamentowe i ceny

1. Po zakończeniu Okresu testowego korzystanie z Panelu wymaga wykupienia jednego z następujących planów:
   1. 1 miesiąc – 100 zł netto;
   2. 6 miesięcy – 500 zł netto;
   3. 12 miesięcy – 900 zł netto.
2. Do cen doliczany jest podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu sprzedaży, jeżeli Usługodawca jest zobowiązany do jego naliczenia.
3. Abonament zapewnia dostęp dla Biura oraz obsługiwanych przez nie Firm bez odrębnej opłaty za każdą Firmę, chyba że oferta danego planu wyraźnie stanowi inaczej.
4. Cena Abonamentu może zostać zmieniona w przyszłości. Zmiana ceny nie wpływa na już opłacony okres.
5. Nowa cena obowiązuje przy zakupie kolejnego okresu abonamentowego.
6. Abonament nie odnawia się automatycznie, chyba że w przyszłości zostanie uruchomiona odrębna funkcja płatności cyklicznych, na którą Biuro wyrazi wyraźną zgodę.

§9. Płatności

1. Płatność za Abonament dokonywana jest wyłącznie za pośrednictwem systemu Przelewy24.
2. Operatorem płatności jest PayPro S.A. z siedzibą przy ul. Pastelowej 8, 60-198 Poznań.
3. Dostęp do płatnego Abonamentu aktywowany jest po otrzymaniu przez Tekomat potwierdzenia prawidłowego wykonania płatności.
4. Za dzień zapłaty uważa się dzień potwierdzenia transakcji przez Operatora płatności.
5. Jeżeli płatność nie zostanie zakończona albo zostanie odrzucona, Abonament nie zostanie aktywowany.
6. Zasady obsługi samej transakcji płatniczej określa również regulamin Operatora płatności.
7. Tekomat nie przechowuje danych logowania do bankowości elektronicznej ani pełnych danych kart płatniczych.
8. W przypadku zwrotu płatności środki zwracane są co do zasady za pośrednictwem tej samej metody, którą dokonano płatności, o ile nie jest to technicznie niemożliwe.

§10. Faktury

1. Faktury wystawiane są na dane podane przez Biuro.
2. Biuro odpowiada za prawidłowość danych potrzebnych do wystawienia faktury.
3. Faktury mogą być udostępniane w Panelu albo przesyłane na adres e-mail przypisany do Konta.
4. Akceptując Regulamin, Biuro wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
5. Korekta danych nabywcy może nastąpić wyłącznie w granicach dopuszczonych przez przepisy prawa.

§11. Okres obowiązywania Abonamentu

1. Abonament obowiązuje przez okres wybrany podczas płatności.
2. Okres Abonamentu rozpoczyna się w chwili jego aktywacji, chyba że Biuro przedłuża aktywny Abonament. W takim przypadku kolejny okres rozpoczyna się po zakończeniu okresu już opłaconego.
3. Przed zakończeniem Abonamentu Tekomat może wysłać przypomnienie o możliwości jego przedłużenia.
4. Brak przedłużenia powoduje ograniczenie albo zablokowanie dostępu do Panelu po zakończeniu opłaconego okresu.
5. Ponowne wykupienie Abonamentu w ciągu 30 dni pozwala na ponowną aktywację Konta, o ile dane nie zostały wcześniej usunięte na wniosek Biura albo z przyczyn bezpieczeństwa.

§12. Obowiązki Użytkowników

1. Użytkownik zobowiązany jest:
   1. korzystać z Panelu zgodnie z prawem i Regulaminem;
   2. podawać prawdziwe dane;
   3. chronić dane logowania;
   4. niezwłocznie zgłaszać podejrzenie przejęcia Konta;
   5. przestrzegać praw osób trzecich;
   6. nie wprowadzać złośliwego oprogramowania;
   7. nie podejmować prób omijania zabezpieczeń;
   8. nie zakłócać działania Panelu;
   9. nie prowadzić automatycznego pobierania lub wysyłania danych w sposób nieuzgodniony z Usługodawcą;
   10. nie udostępniać Konta osobom nieuprawnionym.
2. Zabronione jest wykorzystywanie Panelu do:
   1. popełniania czynów zabronionych;
   2. przechowywania treści bezprawnych;
   3. naruszania praw autorskich, tajemnicy przedsiębiorstwa lub dóbr osobistych;
   4. rozpowszechniania złośliwego oprogramowania;
   5. przesyłania spamu;
   6. prób uzyskania nieuprawnionego dostępu do danych innych użytkowników;
   7. testowania podatności systemu bez pisemnej zgody Usługodawcy;
   8. obchodzenia limitów i zabezpieczeń technicznych.
3. Użytkownik nie może wprowadzać do Panelu danych osobowych, których przetwarzanie nie jest potrzebne do realizacji celów współpracy pomiędzy Biurem a Firmą.

§13. Dane i dokumenty

1. Biuro zachowuje prawa do wprowadzonych danych, dokumentów i wiadomości.
2. Wprowadzenie Treści użytkownika nie powoduje przeniesienia praw własności ani praw autorskich na Usługodawcę.
3. Biuro udziela Usługodawcy ograniczonego, niewyłącznego i czasowego uprawnienia do technicznego przetwarzania Treści użytkownika wyłącznie w zakresie niezbędnym do:
   1. przechowywania;
   2. wyświetlania uprawnionym osobom;
   3. przesyłania;
   4. tworzenia kopii zapasowych;
   5. zapewnienia bezpieczeństwa;
   6. wykonywania Umowy.
4. Biuro odpowiada za legalność i poprawność danych oraz dokumentów wprowadzanych przez siebie, swoich pracowników i obsługiwane Firmy.
5. Usługodawca nie analizuje dokumentów pod kątem poprawności księgowej, podatkowej, prawnej ani merytorycznej.
6. Tekomat nie zastępuje ustawowego archiwum księgowego Biura ani Firmy.
7. Biuro zobowiązane jest pobierać i przechowywać dokumenty również w sposób wymagany przez właściwe przepisy oraz własne procedury bezpieczeństwa.
8. Wszystkie dane przechowywane są na serwerze zlokalizowanym w Polsce, w serwerowni Artnet, spełniającej obowiązujące wymogi prawne.
9. Dane nie są przechowywane w postaci jawnej — są szyfrowane przy użyciu klucza szyfrującego.
10. Wszystkie pliki i dokumenty przechowywane są na serwerach Microsoft Azure w sposób zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych.
11. Dostęp do plików i dokumentów możliwy jest wyłącznie z poziomu Panelu, przez uprawnionych Użytkowników Biura i Firmy. Każde żądanie pobrania pliku jest weryfikowane po stronie serwera na podstawie uprawnień Użytkownika, a dostęp do samego pliku udzielany jest w postaci tymczasowego, indywidualnie wygenerowanego i podpisanego linku, ważnego przez ograniczony czas, co uniemożliwia pobranie pliku przez osoby nieposiadające takiego linku.
12. Usunięcie dokumentu z Panelu powoduje bezpowrotną utratę dostępu do niego za pośrednictwem Panelu.
13. Usługodawca oświadcza, że nie przegląda ani nie zapoznaje się z treścią danych i dokumentów przechowywanych przez Biuro i Firmy w Panelu. Dostęp personelu Usługodawcy do danych ma charakter wyłącznie administracyjny i techniczny, ograniczony do zakresu niezbędnego do utrzymania, zabezpieczenia i prawidłowego funkcjonowania Panelu.

§14. Dane osobowe i umowa powierzenia

1. W zakresie danych dotyczących Konta, płatności, faktur, pomocy technicznej i bezpieczeństwa Usługodawca jest administratorem danych osobowych.
2. W zakresie danych osobowych wprowadzonych przez Biuro do Panelu administratorem pozostaje Biuro albo właściwy klient Biura, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający.
3. Warunkiem korzystania z Panelu jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
4. Biuro zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe zgodnie z RODO i innymi właściwymi przepisami.
5. Biuro odpowiada za realizację praw osób, których dane wprowadza do Panelu, z zastrzeżeniem obowiązku współpracy Usługodawcy określonego w umowie powierzenia.
6. Biuro powinno poinformować Usługodawcę o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych związanym z Panelem.

§15. Bezpieczeństwo Konta

1. Użytkownik zobowiązany jest do stosowania silnego i unikalnego hasła.
2. Dane logowania nie powinny być przesyłane w niezabezpieczony sposób ani przechowywane w miejscu dostępnym dla osób nieuprawnionych.
3. Użytkownik powinien wylogować się po zakończeniu pracy, szczególnie na urządzeniach współdzielonych.
4. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu należy niezwłocznie poinformować Usługodawcę na adres kontakt@tekomat.pl.
5. Usługodawca może czasowo zablokować Konto, jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie jego przejęcia albo wykorzystania do działań zagrażających bezpieczeństwu.
6. Odblokowanie Konta może wymagać dodatkowej weryfikacji tożsamości lub uprawnienia do reprezentowania Biura.

§16. Kopie zapasowe

1. Usługodawca wykonuje techniczne kopie zapasowe zgodnie z przyjętymi procedurami bezpieczeństwa.
2. Kopie zapasowe służą przede wszystkim przywracaniu działania całego systemu po awarii i nie stanowią indywidualnej usługi archiwizacji dokumentów dla Biura.
3. Usługodawca nie gwarantuje możliwości przywrócenia pojedynczego dokumentu usuniętego przez Użytkownika.
4. Biuro powinno samodzielnie pobierać i przechowywać kopie dokumentów, których utrata mogłaby spowodować negatywne skutki prawne, podatkowe lub organizacyjne.
5. Dane usunięte z aktywnego systemu mogą pozostawać w kopiach zapasowych maksymalnie przez 90 dni.

§17. Dostępność i prace techniczne

1. Usługodawca podejmuje uzasadnione działania w celu zapewnienia ciągłego i bezpiecznego działania Panelu.
2. Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności Panelu przez 100% czasu.
3. Przerwy mogą wynikać między innymi z:
   1. prac konserwacyjnych;
   2. aktualizacji;
   3. awarii infrastruktury;
   4. problemów dostawców Internetu;
   5. działania siły wyższej;
   6. cyberataków;
   7. konieczności usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa.
4. Planowane prace mogące istotnie wpłynąć na dostępność będą, w miarę możliwości, ogłaszane z wyprzedzeniem.
5. W sytuacjach awaryjnych prace mogą zostać przeprowadzone bez wcześniejszego powiadomienia.
6. Usługodawca może czasowo ograniczyć wybrane funkcje, jeżeli jest to niezbędne do zabezpieczenia danych lub usunięcia awarii.

§18. Bezprawne treści i zgłoszenia

1. Każda osoba może zgłosić obecność w Panelu treści, którą uważa za niezgodną z prawem.
2. Zgłoszenie należy przesłać na adres kontakt@tekomat.pl.
3. Zgłoszenie powinno zawierać:
   1. dokładne wskazanie treści;
   2. informacje pozwalające ją odnaleźć;
   3. uzasadnienie bezprawnego charakteru treści;
   4. dane kontaktowe zgłaszającego;
   5. oświadczenie o prawdziwości przekazywanych informacji.
4. Usługodawca może zażądać dodatkowych informacji potrzebnych do rozpatrzenia zgłoszenia.
5. Usługodawca może zablokować dostęp do treści albo ją usunąć, jeżeli:
   1. jej niezgodność z prawem jest oczywista;
   2. otrzymał wiążący nakaz właściwego organu;
   3. dalsze przechowywanie treści stwarza bezpośrednie zagrożenie dla użytkowników lub systemu;
   4. treść narusza Regulamin.
6. W miarę możliwości Usługodawca poinformuje Biuro o zastosowanym ograniczeniu i jego przyczynie, chyba że przekazanie takiej informacji jest prawnie zabronione albo mogłoby utrudnić postępowanie właściwego organu.

§19. Zawieszenie lub zablokowanie Konta

1. Usługodawca może zawiesić albo zablokować Konto, jeżeli:
   1. Abonament wygasł;
   2. Biuro narusza Regulamin;
   3. Konto wykorzystywane jest niezgodnie z prawem;
   4. wystąpiło zagrożenie bezpieczeństwa;
   5. podane dane są nieprawdziwe;
   6. Biuro próbuje ominąć płatność lub ograniczenia techniczne;
   7. istnieje uzasadnione podejrzenie przejęcia Konta;
   8. dalsze świadczenie usługi mogłoby narazić Usługodawcę albo osoby trzecie na szkodę.
2. Jeżeli naruszenie może zostać usunięte i nie powoduje bezpośredniego zagrożenia, Usługodawca może wcześniej wezwać Biuro do jego usunięcia w wyznaczonym terminie.
3. W przypadku poważnego zagrożenia Konto może zostać zablokowane natychmiast.
4. Zawieszenie Konta nie zwalnia Biura z obowiązku zapłaty należności wymagalnych przed zawieszeniem.

§20. Zakończenie Umowy i usunięcie danych

1. Biuro może zrezygnować z usługi w dowolnym momencie poprzez:
   1. użycie funkcji usunięcia Konta, jeżeli jest dostępna;
   2. przesłanie wiadomości na adres kontakt@tekomat.pl.
2. Rezygnacja nie powoduje zwrotu opłaty za niewykorzystaną część opłaconego Abonamentu, chyba że zwrot wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów albo został indywidualnie uzgodniony z Usługodawcą.
3. Biuro może korzystać z opłaconego Abonamentu do końca jego okresu, chyba że zażąda natychmiastowego usunięcia Konta.
4. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku poważnego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu.
5. Po zakończeniu Umowy lub wygaśnięciu Abonamentu:
   1. dostęp do Panelu może zostać zablokowany;
   2. dane przechowywane są przez 30 dni;
   3. w tym czasie Biuro może wystąpić o ponowne uruchomienie Konta lub udostępnienie danych do pobrania;
   4. po 30 dniach dane są usuwane z aktywnych systemów;
   5. dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych przez maksymalnie 90 dni.
6. Usunięcie nie obejmuje danych, które Usługodawca musi zachować na podstawie przepisów prawa, w szczególności dokumentacji księgowej, płatniczej oraz danych potrzebnych do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
7. Przed zakończeniem Umowy Biuro powinno pobrać wszystkie dokumenty, które zamierza zachować.

§21. Zwroty opłat

1. Opłata za Abonament dotyczy gotowości Usługodawcy do świadczenia usługi przez opłacony okres.
2. Rezygnacja Biura w trakcie opłaconego okresu nie stanowi podstawy do proporcjonalnego zwrotu ceny.
3. Biuro może wystąpić o zwrot części opłaty, jeżeli wskutek okoliczności leżących wyłącznie po stronie Usługodawcy korzystanie z podstawowych funkcji Panelu było niemożliwe przez istotną część opłaconego okresu.
4. Wniosek powinien zawierać opis problemu, okres niedostępności oraz dane pozwalające zidentyfikować Konto.
5. Każdy wniosek rozpatrywany jest indywidualnie.

§22. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach określonych przepisami prawa, z uwzględnieniem poniższych postanowień.
2. Usługodawca nie odpowiada za:
   1. treść i poprawność danych wprowadzonych przez Biuro lub Firmę;
   2. błędne kwoty podatków, składek i rozliczeń wprowadzone do Panelu;
   3. skutki udostępnienia danych logowania osobom nieuprawnionym;
   4. działania pracowników, klientów lub innych użytkowników Biura;
   5. utratę danych spowodowaną działaniem Użytkownika;
   6. brak własnej kopii dokumentów po stronie Biura;
   7. brak dostępu wynikający z problemów urządzenia, przeglądarki, operatora Internetu lub infrastruktury Użytkownika;
   8. opóźnienia i awarie podmiotów trzecich, na które Usługodawca nie ma wpływu;
   9. działania siły wyższej;
   10. wykorzystanie Tekomatu niezgodnie z jego przeznaczeniem.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, utratę przychodów, utratę klientów ani inne szkody pośrednie, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie.
4. Z zastrzeżeniem przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne, łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Biura z tytułu wszystkich zdarzeń związanych z Umową jest ograniczona do sumy opłat netto zapłaconych przez Biuro za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
5. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.
6. Biuro zobowiązane jest podjąć rozsądne działania w celu ograniczenia rozmiaru szkody.

§23. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Panelu lub rozliczeń należy przesyłać na adres kontakt@tekomat.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać:
   1. nazwę Biura;
   2. adres e-mail Konta;
   3. opis problemu;
   4. datę jego wystąpienia;
   5. oczekiwany sposób rozwiązania;
   6. dodatkowe informacje albo zrzuty ekranu, jeżeli mogą pomóc w wyjaśnieniu sprawy.
3. Reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 14 dni od jej otrzymania.
4. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga dodatkowych informacji, Usługodawca może zwrócić się o ich przekazanie.
5. Termin rozpatrzenia biegnie od dnia otrzymania informacji niezbędnych do prawidłowego rozpoznania sprawy.
6. Odpowiedź przekazywana jest na adres e-mail przypisany do Konta albo adres wskazany w reklamacji.
7. Reklamacje dotyczące technicznej obsługi transakcji płatniczej mogą być również kierowane do Operatora płatności.

§24. Poufność

1. Usługodawca zobowiązuje się zachować w poufności informacje uzyskane w związku ze świadczeniem usługi, z wyjątkiem informacji:
   1. publicznie dostępnych;
   2. uzyskanych legalnie z innego źródła;
   3. których ujawnienie jest wymagane przez prawo;
   4. których ujawnienie jest konieczne do wykonania Umowy przez upoważnionego podwykonawcę.
2. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.
3. Obowiązek poufności obowiązuje również po zakończeniu Umowy.

§25. Prawa własności intelektualnej

1. Prawa do Tekomatu, jego kodu, wyglądu, układu, baz danych, oznaczeń, dokumentacji oraz materiałów przygotowanych przez Usługodawcę należą do Usługodawcy albo właściwych licencjodawców.
2. Wykupienie Abonamentu nie powoduje przeniesienia praw do Panelu.
3. Biuro otrzymuje niewyłączne, niezbywalne i ograniczone czasowo prawo do korzystania z Panelu zgodnie z Regulaminem.
4. Zabronione jest:
   1. kopiowanie kodu Panelu;
   2. dekompilowanie lub odtwarzanie jego kodu źródłowego, z wyjątkiem przypadków wyraźnie dozwolonych prawem;
   3. odsprzedawanie dostępu;
   4. udostępnianie Panelu jako własnej usługi bez zgody Usługodawcy;
   5. usuwanie oznaczeń dotyczących praw autorskich.

§26. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin w przypadku:
   1. zmiany przepisów prawa;
   2. zmiany cen;
   3. dodania lub zmiany funkcji;
   4. zmiany sposobu płatności;
   5. zmiany wymagań technicznych;
   6. konieczności zwiększenia bezpieczeństwa;
   7. zmiany sposobu organizacji usługi;
   8. potrzeby usunięcia niejasności lub błędów.
2. O zmianach istotnych dla aktywnych Biur Usługodawca poinformuje co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie za pośrednictwem wiadomości e-mail lub komunikatu w Panelu.
3. Zmiany wynikające bezpośrednio z prawa albo konieczności niezwłocznego usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa mogą wejść w życie w krótszym terminie.
4. Jeżeli Biuro nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę przed dniem wejścia zmian w życie.
5. Dalsze korzystanie z Panelu po wejściu zmian w życie oznacza akceptację nowej wersji Regulaminu.
6. Zmiana Regulaminu nie skraca już opłaconego okresu Abonamentu.

§27. Komunikacja

1. Podstawową formą komunikacji pomiędzy Usługodawcą a Biurem jest:
   1. wiadomość e-mail;
   2. komunikat w Panelu;
   3. wiadomość wysłana na adres kontakt@tekomat.pl.
2. Biuro zobowiązane jest utrzymywać aktualny adres e-mail i regularnie sprawdzać otrzymywane wiadomości.
3. Wiadomość wysłaną na adres przypisany do Konta uważa się za skutecznie doręczoną, chyba że nadawca otrzymał informację o trwałym błędzie doręczenia.

§28. Termin uruchomienia dostępu do usługi

1. Dostęp do Panelu w ramach Okresu testowego uruchamiany jest automatycznie, niezwłocznie po dokonaniu rejestracji Konta.
2. Dostęp do Panelu w ramach opłaconego Abonamentu uruchamiany jest automatycznie po zaksięgowaniu płatności przez Operatora płatności.
3. Jeżeli uruchomienie dostępu wymaga dodatkowej weryfikacji po stronie Usługodawcy, dostęp zostanie uruchomiony nie później niż w ciągu 24 godzin roboczych od zaksięgowania płatności albo zawarcia Umowy.
4. O uruchomieniu dostępu Biuro informowane jest wiadomością e-mail wysłaną na adres podany przy rejestracji.

§29. Prawo odstąpienia od Umowy

1. Zgodnie z §1 ust. 6 Regulaminu, Tekomat jest usługą przeznaczoną wyłącznie dla przedsiębiorców i nie jest usługą przeznaczoną dla konsumentów, w związku z czym ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, o którym mowa w ustawie z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, co do zasady nie ma zastosowania.
2. Jeżeli Biuro jest osobą fizyczną zawierającą Umowę bezpośrednio związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą, a z treści Umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego (przedsiębiorca na prawach konsumenta w rozumieniu art. 7aa ustawy o prawach konsumenta), przysługuje jej prawo odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny.
3. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, należy przesłać jednoznaczne oświadczenie o odstąpieniu od Umowy na adres kontakt@tekomat.pl albo na adres siedziby Usługodawcy wskazany w §1. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem.
4. W przypadku odstąpienia od Umowy Usługodawca zwraca otrzymaną płatność niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu, przy użyciu takiego samego sposobu płatności, jakiego użyto przy pierwotnej transakcji, chyba że uzgodniono inaczej.
5. Jeżeli korzystanie z Panelu rozpoczęło się na wyraźne żądanie uprawnionego przed upływem terminu do odstąpienia, może zostać naliczona kwota proporcjonalna do zakresu spełnionego świadczenia do chwili odstąpienia.
6. Prawo odstąpienia nie przysługuje w zakresie, w jakim dostarczanie usługi cyfrowej zostało w pełni wykonane za wyraźną i uprzednią zgodą uprawnionego, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia od Umowy.

§30. Postanowienia końcowe

1. Do Umowy stosuje się prawo polskie.
2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają w szczególności przepisy:
   1. Kodeksu cywilnego;
   2. ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
   3. ustawy Prawo komunikacji elektronicznej;
   4. RODO;
   5. ustawy o ochronie danych osobowych;
   6. rozporządzenia w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych – Digital Services Act.
3. Spory wynikające z Umowy będą w pierwszej kolejności rozwiązywane polubownie.
4. Jeżeli polubowne rozwiązanie sporu nie będzie możliwe, sądem właściwym będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
5. Nieważność jednego z postanowień Regulaminu nie powoduje nieważności pozostałych postanowień.
6. Aktualny Regulamin jest dostępny nieodpłatnie w Serwisie.
7. Regulamin obowiązuje od 2 sierpnia 2026 r.